כמה זמן באמת שמור מה שנמחק
המנגנונים המובנים אמיתיים ושימושיים, וחשוב לדעת מה בדיוק הם נותנים. כולם חולקים אותה מגבלה: הם חלונות זמן, ואחרי שהחלון נסגר אין לאן לחזור. הערכים למטה הם ברירות המחדל, ומנהל המערכת יכול לשנות חלק מהם.
| מה | כמה זמן שמור | המגבלה האמיתית |
|---|---|---|
| מייל שנמחק | כשבועיים, ניתן להארכה לכחודש | החלון קצר בהרבה מהזמן שלוקח לגלות שמשהו חסר |
| תיבת דואר של משתמש שנמחק | כחודש | מחיקת עובד שעזב היא פעולה שגרתית, והשעון מתחיל לרוץ מיד |
| קובץ ב־SharePoint או OneDrive | כשלושה חודשים בשני סלי מיחזור | עדיין תלוי בכך שמישהו יבחין בזמן |
| גרסאות קודמות של קובץ | מספר גרסאות מוגבל | עוזר מול הצפנה, מסורבל בשחזור המוני |
| מדיניות שימור | כפי שתגדירו | מונעת מחיקה, אבל אינה שחזור לנקודת זמן |
שימו לב לעמודה השלישית. היא זהה בכל השורות, וזה העיקר: כל המנגנונים המובנים מניחים שתגלו את הבעיה מהר. בפועל, אובדן מידע בארגון מתגלה כשמישהו מחפש משהו, וזה קורה חודשים אחרי.
מדיניות שימור אינה גיבוי
זו הנקודה שהכי מבלבלת, והיא מובילה ארגונים להאמין שהם מכוסים. שתי היכולות נשמעות דומות ועושות דברים שונים לגמרי.
| מדיניות שימור | גיבוי | |
|---|---|---|
| מה היא עושה | מונעת שהמידע יימחק | שומרת עותק שאפשר להחזיר ממנו |
| חזרה לנקודת זמן | לא | כן |
| שחזור תיקייה שלמה | לא בפועל, נדרש חיפוש וייצוא | כן |
| למה היא נועדה | עמידה ברגולציה והליכים משפטיים | התאוששות מאירוע |
| שורדת פריצה לחשבון ניהול | תלוי בהגדרות, לא בהכרח | כן, אם העותק יושב בנפרד |
שאלו את מי שאחראי אצלכם: אם עכשיו נמחקה תיקייה של מחלקה שלמה, כמה זמן לוקח להחזיר אותה? אם התשובה כוללת חיפוש, ייצוא לקובץ וייבוא חזרה ידני, מה שיש לכם הוא שימור. אם התשובה היא בחירת נקודת זמן ולחיצה על שחזור, יש לכם גיבוי.
כופרה, והמקום שבו הסנכרון עובד נגדכם
התרחיש שכדאי לדמיין הוא לא נפילה של מיקרוסופט אלא תחנה אחת שנדבקת. הקבצים המקומיים מוצפנים, לקוח הסנכרון עושה בדיוק את מה שנועד לעשות, ומעלה את הגרסאות המוצפנות לענן. מנקודת מבטו זו עבודה תקינה.
שמירת הגרסאות אכן מאפשרת לחזור אחורה, וזה יתרון אמיתי. אבל היא מוגבלת במספר הגרסאות שנשמרות, השחזור על פני אלפי קבצים הוא מבצע, ותוקף שהשיג הרשאות ניהול נמצא כבר בתוך אותה סביבה. בדיוק בגלל זה עותק שיושב מחוץ לדייר, עם מערכת הרשאות נפרדת, הוא ההבדל בין שחזור לבין משא ומתן עם תוקף. את העיקרון הזה הרחבנו במדריך על גיבוי שרת וירטואלי, והוא זהה כאן.
ארבעת המאגרים שצריך לכסות
- 1
Exchange Online
תיבות הדואר, כולל יומנים ואנשי קשר. ובמיוחד: תיבות משותפות ותיבות של קבוצות, שנופלות בין הכיסאות בהגדרות רבות.
- 2
SharePoint
אתרי הצוותים והמסמכים הארגוניים. כאן יושב בפועל רוב המידע העסקי, וגם קבצים של ערוצי Teams.
- 3
OneDrive
המרחב האישי של כל עובד. גם קבצים ששותפו בצ׳אט פרטי ב־Teams יושבים כאן, ולא במקום שהיינו מנחשים.
- 4
Teams
ההודעות וההקשר שלהן. Teams אינו מאגר עצמאי אלא שכבה מעל השלושה הקודמים, ולכן שחזור שיחה שלמה דורש כיסוי של כל החלקים.
למי זה קריטי במיוחד
מתאים ל
- ארגונים שהתכתובת עם לקוחות וספקים היא רשומה עסקית, ולא רק תקשורת
- עסקים עם חובות שמירה מכוח מס, ביקורת או חוזים ארוכים
- ארגונים עם תחלופת עובדים, שבהם מחיקת חשבון היא פעולה שגרתית
- מי שעבר לענן מהשרת במשרד וכבר לא מריץ את הגיבוי שהיה שם
- צוותים שמנהלים פרויקטים ב־SharePoint או ב־Teams ולא רק במייל
פחות מתאים ל
- מי שמשתמש ב־Microsoft 365 לדואר בלבד, בלי מידע עסקי שנשמר בו
- ארגונים שכבר מחזיקים גיבוי לדייר ובודקים שחזור בפועל, ולא רק על הנייר
מה לשאול לפני שבוחרים פתרון
שאלות שכדאי לשאול ספק
- אילו מארבעת המאגרים כלולים, וכולל תיבות משותפות ותיבות של קבוצות?
- כמה זמן לוקח לשחזר תיבת דואר שלמה, ולא רק פריט בודד?
- אפשר לשחזר פריט אחד בלי לדרוס את מה שקיים היום?
- כמה אחורה אפשר ללכת, ומה קורה לעותקים כשמפסיקים את השירות?
- איפה העותק יושב פיזית, ומי יכול לגשת אליו?
- אם חשבון מנהל בדייר נפרץ, האם התוקף יכול להגיע גם לגיבוי?
- מה קורה למידע של עובד שעזב ורישיונו בוטל?
- מתי בוצע שחזור מבחן אחרון, ומי בדק אותו?
שלוש בדיקות שאפשר לעשות היום
- בררו מה חלון השחזור שמוגדר אצלכם לפריטים שנמחקו. הוא ברירת מחדל ברוב הארגונים, ואפשר להאריך אותו.
- בדקו מה הנוהל אצלכם כשעובד עוזב, ומה קורה לתיבה ול־OneDrive שלו.
- בקשו לשחזר קובץ אחד מלפני חצי שנה, ומדדו כמה זמן זה לקח בפועל.
השורה התחתונה
Microsoft 365 הוא שירות אמין, והאמינות הזאת היא בדיוק מה שמייצר את הביטחון המוטעה. מיקרוסופט תשמור על השירות באוויר; היא לא תחזיר לכם תיקייה שנמחקה ברבעון שעבר. המנגנונים המובנים הם רשת ביטחון של שבועות עד חודשים, ומדיניות שימור מונעת מחיקה אך אינה משחזרת. גיבוי אמיתי הוא עותק נפרד, בשליטתכם, שאפשר לחזור ממנו לנקודת זמן, וששורד גם פריצה לחשבון ניהול. אם אתם לא בטוחים מה מהדברים האלה קיים אצלכם, זו כבר התשובה.