גיבוי Microsoft 365, ולמה ההנחה שיש לכם אחד היא טעות

לא במובן שרוב האנשים מתכוונים אליו. מיקרוסופט מפעילה יתירות רחבה כדי שהשירות ימשיך לעבוד גם כשחומרה נופלת, וזו אחריותה. האחריות על המידע עצמו, ועל מה שקורה לו כתוצאה ממחיקה, מטעות אנוש, מעובד שעוזב או מתקיפה, נשארת אצלכם. זה לא סעיף נסתר, זה מודל האחריות המשותפת שמיקרוסופט מפרסמת. ההנחה שהענן מגבה בשבילכם היא הנחה, לא התחייבות.

פחות ממה שנדמה. מייל שנמחק עובר לפריטים שנמחקו, ומשם לתיקיית שחזור נסתרת שנשמרת פרק זמן מוגבל, בברירת מחדל כשבועיים, ומנהל המערכת יכול להאריך אותה עד כחודש. אחרי החלון הזה הפריט נעלם ואי אפשר לשחזר אותו. אם עובד מחק תכתובת בטעות ואף אחד לא שם לב במשך חודשיים, לא תהיה לאן לחזור.

שם החלון נדיב יותר אבל עדיין סופי. קובץ שנמחק עובר לסל המיחזור של האתר, ומשם לסל מיחזור שני של מנהל האוסף, ובסך הכול הוא שמור כשלושה חודשים לפני שהוא נמחק לצמיתות. גם כאן הכול נשען על כך שמישהו יבחין בבעיה בתוך החלון. שלושה חודשים נשמעים הרבה עד שמגלים שתיקייה נמחקה ברבעון שעבר.

זו אחת הדרכים הנפוצות ביותר לאבד מידע ב־Microsoft 365, והיא נעשית בשגרה. כשמוחקים משתמש, תיבת הדואר שלו וה־OneDrive שלו נשמרים תקופה מוגבלת ואז נמחקים. זה נראה כמו ניקיון תקין ואפילו חיסכון ברישיון, ואז מגיע היום שבו צריך תכתובת מלפני שנתיים עם ספק, או קובץ שרק הוא החזיק. יש דרכים נכונות לשמר מידע של עובד שעזב, וכדאי להגדיר אותן לפני העזיבה הבאה, לא אחריה.

לא, ואלה שני דברים שונים שקל לבלבל ביניהם. מדיניות שימור מונעת מחיקה: היא כובלת את המידע כך שגם אם מישהו ימחק אותו, הוא יישאר במקום נסתר. זה מצוין לצרכים משפטיים ולעמידה ברגולציה. מה שהיא לא נותנת זה שחזור: אין נקודת זמן שאפשר לחזור אליה, אין שחזור המוני של תיקייה שלמה, והחילוץ מתבצע דרך חיפוש וייצוא, שהוא הליך איטי שאינו מיועד להתאוששות מאירוע.

לא בהכרח, ולפעמים הוא דווקא מאיץ את הנזק. אם תחנת עבודה נדבקת והקבצים המקומיים מוצפנים, הסנכרון מעלה את הגרסאות המוצפנות לענן בנאמנות. שמירת הגרסאות של SharePoint ו־OneDrive באמת עוזרת ומאפשרת לחזור אחורה, אבל היא מוגבלת במספר גרסאות, השחזור בהיקף גדול מסורבל, ותוקף שהשיג הרשאות ניהול יכול לגעת גם בה. עותק נפרד שיושב מחוץ לדייר הוא מה שנשאר כשכל השאר נגוע.

זו נקודה שמפתיעה הרבה ארגונים. Teams הוא לא מאגר עצמאי אלא שכבה מעל שירותים אחרים: קבצים של ערוץ יושבים ב־SharePoint, קבצים של צ׳אט פרטי ב־OneDrive של המשתמש, וההודעות עצמן במקום נפרד. המשמעות היא ששחזור שיחה שלמה עם ההקשר שלה מורכב יותר משחזור תיבת דואר, ושפתרון גיבוי חייב לכסות את כל החלקים ולא רק את הקבצים.

ארבעה מאגרים, ולרוב שוכחים חלק מהם: תיבות הדואר של Exchange Online, אתרי SharePoint, ה־OneDrive של כל משתמש, והנתונים של Teams. כדאי לוודא שגם תיבות משותפות ותיבות של קבוצות נכללות, כי הן נופלות בין הכיסאות בהגדרות רבות. ושווה לשאול על שחזור: לא רק מה נשמר, אלא כמה זמן לוקח להחזיר תיבה שלמה ואם אפשר לשחזר פריט בודד בלי לדרוס את השאר.

זה נגזר מהרגולציה שחלה עליכם ומהשאלה כמה אחורה תצטרכו להסתכל בפועל. הפער שהגיבוי בא לסגור הוא בדיוק בין החלון הקצר שמיקרוסופט נותנת לבין התקופה שהעסק באמת צריך, שהיא לרוב שנים ולא שבועות. עסקים עם דרישות מס, ביקורת או חוזים ארוכים בדרך כלל צריכים טווח ארוך משמעותית ממה שהם מניחים בהתחלה.

העיקרון הבסיסי הוא שהעותק לא יהיה תלוי במה שהוא מגבה. גיבוי של הדייר שיושב בתוך אותו דייר לא ישרוד פריצה לחשבון ניהול. יעד נפרד, עם הרשאות נפרדות, הוא מה שהופך את זה לגיבוי. לארגונים ישראליים יש שיקול נוסף: היכן המידע יושב פיזית ומי יכול לגשת אליו, ולא מעט עסקים מעדיפים שהעותק יישאר בארץ.